Toute organisation doit maîtriser le cheminement de l'information
Toute organisation quelle qu'elle soit est confrontée à des problématiques de communication. Bien souvent, c'est même la communication (que celle-ci soit interne ou externe) qui juge de la réussite économique d'une entreprise au moment où celle-ci a besoin de se structurer. En grandissant, il devient en effet de plus en plus compliqué pour les salariés d'une entreprise de se transmettre les informations qui deviennent de plus en plus nombreuses et complexes à traiter.
Les cabinets d'avocats ont un besoin de maîtrise du processus de communication encore plus tangibles que les autres entreprises
Cette allégation est tout aussi vraie en ce qui concerne les cabinets d'avocat. Elle l'est même peut-être encore plus. En effet, si les problématiques de transmission de l'information restent les mêmes qu'au sein d'une TPE ou d'une PME classique, c'est d'autant plus vrai en cabinet d'avocat ou la teneur des informations et leur caractère confidentiel exigent une maîtrise parfaite du cheminement de l'information.
Néanmoins, et malgré l'importance fondamentale de ces problématiques, beaucoup de cabinets d'avocat continuent d'utiliser des outils obsolètes ou ne répondant pas du tout aux exigences de leur activité.
Des solutions utilisées parfois obsolètes ou inadaptées
Des solutions parfois obsolètes ou inadaptées sont parfois adoptées par les cabinets d'avocat. La première consiste à opter pour une ligne de téléphonie fixe "classique", la seconde consiste à externaliser la gestion du standard téléphonique vers un call center. Ces deux solutions présentent pourtant de nombreux inconvénients.
Une solution obsolète : le standard téléphonique classique
Un certain nombe de cabinets d'avocat passent par un standard téléphonique classique, à savoir une ligne analogique ou RTC (Réseau Téléphonique Commuté). Outre le fait que cette solution est vieillissant, elle ne répond pas du tout aux exigences qu'impose le sérieux du monde juridique. Orange (anciennement France Télécom) a récemment annoncé la fin programmée de ce genre de lignes téléphoniques. Cette solution n'est donc pas pérènne. Mais pire encore, elle peut s'avérer néfaste pour la bonne marche du cabinet. Elle maximise en effet les probabilités d'erreur en éclatant les outils de communication, multipliant les différentes lignes et numéros et favorisant les chances de mauvaise communication.
Une solution inadaptée : l'externalisation vers un call center
D'autres cabinets externalisent complètement la gestion du standard téléphonique vers des call centers. Toutefois, cette solution n'est pas plus adaptée que la précédente. D'abord en termes de confidentialité des informations. L'appel téléphonique d'un cabinet d'avocat ne consiste pas toujours en une simple prise de rendez-vous. De plus, cette solution n'apporte aucune souplesse dans la gestion quotidienne et fait perdre beaucoup en réactivité. Enfin, cette solution s'avère coûteuse sur le long terme.
Face à l'inopérance des moyens précités, les cabinets d'avocat sont de plus en plus nombreux à se tourner vers des solutions de communication unifiée comme celle proposée par Skyweb.
La communication unifiée : la solution optimale pour les cabinets d'avocats
La communication unifiée, c'est la solution de téléphonie qui remplace progressivement les vieilles lignes téléphoniques dans les entreprises. Aujourd'hui 38% des entreprises utilisent ce genre de solutions. Selon IDC (International Data Corporation), le secteur devrait enregistrer une croissance annuelle moyenne de plus de 6% par an d'ici à 2020. Concrètement, qu'est ce que cela recouvre ? Et en quoi cela peut-il aider à la communication au sein d'un cabinet d'avocats ?
La communication unifiée, qu'est ce que c'est ?
La communication unifiée, c'est la possibilité pour une entreprise de regrouper via internet et sur une seule et même plateforme l'ensemble de ses canaux de communication. En téléphonie, ce sont les outils de téléphonie IP qui permettent en effet de passer des communications. A-delà de la simple téléphonie, les outils de travail sont agrégés et permettent une meilleure transmission de l'information en interne, comme en externe. En sus de ces avantages majeurs, les solutions de communication unifiée fournissent généralement de nombreuses autres fonctionnalités adaptées au secteur auxquelles elle s'adresse.
Parmi les fonctionnalités proposées par Skyweb dans sa solution de communication unifiée, on trouve par exemple la messagerie instantanée, la présence, les systèmes de conférence par web, le partage de documents, mais aussi la possibilité de gérer son agenda, de communiquer par visioconférence, de consulter ses messages vocaux directement sur Internet, de transférer rapidement et de manière sécurisée un document ... Vous bénéficiez de tous les avantages d'un standard téléphonique classique, en supprimez les inconvénients, et vous dotez de très nombreuses fonctionnalités qui faciliteront largement votre quotidien et celui de vos salariés.
En quoi correspond elle parfaitement aux exigences des cabinets d'avocat ?
Skyweb vous fournit un logiciel de communication unifiée permettant d'unifier vos communications. Plus besoin d'appels incessants avec vos collaborateurs et vos assistants. Une messagerie instantanée interne vous permet de communiquer en réseau avec les membres du cabinet. En un clic, vous transférez les fichiers que vous voulez à votre interlocuteur. Votre agenda est administré directement depuis l'interface.
Vous pouvez adapter votre statut en fonction de votre disponibilité et organiser vos réunions directement depuis l'interface. Le temps d'attente pour les appels entrants est personnalisé et propose un message d'accueil qui fidélise votre clientèle en leur donnant l'ensemble des informations relatives à votre cabinet. Vous pouvez également opter pour le pré-décroché musical ou la musique d'attente. Grâce au transfert d'appel, vous vous assurez de répondre à tous vos clients.Toutes les fonctionnalités sont prévues pour vous permettre d'adopter le standard téléphonique qu'il vous faut.
Vous souhaitez bénéficier de davantage d'informations sur notre produit ? Contactez nos conseillers commerciaux au 04 91 221 222. En collaboration avec eux, vous trouverez la réponse optimale à vos besoins.
